Süreç; olguların ya da olayların belli bir taslağa uygun ve belli bir sonuca varacak biçimde düzenlenmesi ve art arda sıralanması. Bir şeyin yapılış, üretiliş biçimini oluşturan sürekli işlemler, eylemler dizisi olarak da tanımlanır. Türk Dil Kurumu (TDK) ise Süreci; aralarında birlik olan veya belli bir düzen veya zaman içinde tekrarlanan, ilerleyen, gelişen olay ve hareketler dizisi, vetire ve proses olarak tanımlamıştır. Süreç hakkında çok farklı tanımlar olmasına rağmen kısaca; istenilen sonuca varmak için adımların/eylemlerin belirlenmesi olarak tanımlanabilir. Süreç yaklaşımı bir olayda, tasarımda, süreçte ilk yapılması gereken eylemlerdendir. Bir prosesi ortaya koymak için; nerede, nasıl bir işlem yapılmalı, nasıl kontrollerden geçirilmeli gibi detayları içermelidir.
Bugünlerde yaşadığımız ve gerçekleşen Covid-19 olaylarında hem işletmeler için hem de kişisel yaşantımız için “Proses Yaklaşımının” önemini bir kez daha uygulamalı olarak yaşıyor ve anlıyoruz. Covid-19 sebebiyle artık insanlar alışkanlıklarını değiştirmekle birlikte olaylara bakış açılarını da değiştirmek zorunda kaldı. Bu durumda adım adım ilerlemenin ve her adımı bilerek ilerlemenin önemini daha iyi anladık. Bir kişiye sadece “Elini Yıka!!” demekle elini nasıl yıkaması gerektiğinin bir talimatını elini yıkadığı yere asarak ve onun eğitimini vererek “Elini Yıka” demek arasındaki etkili farkı hepimiz artık anlamışızdır (SOP, İş talimatı, Tek nokta dersi, vs).
İş talimatlarında her bir adımda neler yapılacağı (proses yaklaşımı), nasıl yapılacağı (yıkama hareketleri), ne ile yapılacağı (sabun) ve ne kadar (süre) bu işi yapacağımız tanımlanmalıdır. Bu talimatlar SOP (Standart Operation Procedure) veya Work Instruction olarak adlandırılabilir. İşletmeler içinde proses yaklaşımına iyi bir örnek olan aşağıdaki süreç yaklaşımını kullanabiliriz. Bu gibi süreç yaklaşımları her işletme özelinde süreç ve kontrol açısından farklılık gösterebilir. Her işletme kendine özgüdür ve riskleri, kontrolleri farklı olabilir.
Bir işletmede hiç bir tanımlama yapmadan operatöre yap demek sürecin kontrolünü kaybetmemize ve riskleri oluştuktan sonra görmemize sebep olur (elini yıka, parçanın kontrolü yap gibi). Kısaca yap demek yoruma açıklık bırakmaktır, süreç yaklaşımı her adımı tanımlamaktır.
Üretim sistemindeki büyük çarklarda (kurumsal, otomotiv veya tedarikçileri) sistemler oturmuş olduğundan, durum diğer işletmelere göre daha iyidir. Fakat 2. veya 3. nesile geçen kobiler ve işletmelerde durumlar biraz farklıdır. Bu gibi sistemlere bugüne kadar ihtiyaç duyulmadığından bundan sonrada bu şekilde gider düşüncesi ister istemez yerleşmiştir. Buradaki en önemli konu alışkanlıklarımızın değiştirilmesi ve belirli bir kültür oluşturulmasıdır. Bunun için ise üst yönetim (işletme sahipleri, yöneticiler) ilk başta proses yaklaşımını benimsemeli ve alışkanlıkların değişmesi gerekliliğine inanmalıdır.
Quality is not an act, it is a habit — Aristotle
(Kalite bir hareket/eylem değil bir alışkanlıktır.)
Süreç yaklaşımının şirketlerimize hata oranlarının düşmesi, hatanın nerede kaynaklandığının görülmesi gibi faydaları vardır ve standartlaştırma sürekli gelişimin ilk adımıdır.
Aslında süreç yaklaşımını hepimiz her an hayatımızda farkına varmadan uyguluyoruz. Tarlada ürün eken bir çiftçinin, yemek yapan bir aşçının, araba-motorsiklet süren birinin, marangozun, seyahat öncesi bavulunu toplayan birinin, kısaca herkesin farkında olmadan yaptığı bir şey süreç yaklaşımı. Aradaki en büyük fark ve önemli nokta bu süreçler ve gerekliliklerin tanımlanması ve önlemlerin alınmasını sağlamaktır.
W. Edwards Deming ‘in yıllar önce dediği gibi:
Yaptığınız işi bir süreç olarak tanımlayamıyorsanız, ne yaptığınızı bilmiyorsunuzdur.
(If you can’t describe what you are doing as a process, you don’t know what you’re doing.- W. Edwards Deming)
Oğuz Gez